Bạn đang có muốn kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hoặc là mở rộng mô hình kinh doanh? Bạn cần lo lắng về phần mềm quản lý khách sạn và hiệu quả quản lý của nó đối với hoạt động quản lý khách sạn. Bài viết phía dưới chúng tôi sẽ nêu ra các ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời mọi người cùng đọc qua. Để có lựa chọn thích hợp nhất cho vận hành kinh doanh của mình. Chức năng của ứng dụng excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ Phần mềm excel là một ứng dụng bảng tính của Microsoft trợ giúp việc tính toán được nhanh gọn. Phần mềm này đã sớm được dùng phổ biến trong những hoạt động kinh doanh từ lâu. Lúc này đây, vẫn có khá nhiều khách sạn vừa và nhỏ dùng ứng dụng này trong hoạt động quản lý. Thế nhưng, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, vấn đề quản lý phòng khách sạn bằng phần mềm excel để lộ ra những điểm bất cập, bên cạnh nhiều ưu điểm đã có của ứng dụng. Phần mềm excel giúp quản lý: Check in, check out khách ra vào hàng ngày Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, dõi theo tình hình phòng dễ dàng (thông tin khách, thông tin phòng) In hóa đơn riêng cho những dịch vụ, có thể in ngay cho khách Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel Ưu điểm Miễn phí, dễ dàng sử dụng: Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, giúp bạn thực hiện những công việc tính toán thông thường một giải pháp không quá khó. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho từng dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn tổng chia thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu một số chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết các mục trong từng loại dịch vụ, nhóm chi phí) dựa theo yêu cầu của khách hàng. Lưu trữ, tra cứu và tính toán Với nhiều kỹ năng không quá phức tạp, ứng dụng từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu thường xuyên, giải một số bài toán, tiện lợi cho vấn đề làm báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với một số bảng biểu bằng những con số chi tiết (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ được cập nhật khi thay đổi các tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng). Tiết kiệm chi phí, hiệu quả doanh thu Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được sử dụng đúng đắn nhất cho các loại hình khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm chưa đáng kể. Nhược điểm Độ bảo mật dữ liệu thấp Khi dùng phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể dễ dàng bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Bởi chức năng phân quyền không được tích hợp. Và bảo đảm là nhiều chủ kinh doanh đều hiểu được hậu quả của việc đó. Dễ xảy ra sai sót Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ phù hợp cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn đến sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian. Khó kết hợp với các báo cáo Excel không thể tự động thống kê, tạo ra những báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Bởi thế, bạn sẽ phải mất thời gian, công sức, nhân sự cho hoạt động làm báo cáo. Không dùng được với khách sạn quy mô lớn Đối với nhiều khách sạn có quy mô từ 3 sao trở lên, tích hợp một số loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không còn đủ khả năng đáp ứng hoạt động quản lý nữa. Từ các ưu nhược điểm nêu trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là hình thức ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư. Dù vậy, để tối ưu hoá hoạt động kinh doanh, mang lại nguồn thu nhập về lâu dài hoặc trong tình huống khách sạn cần phát triển số lượng phòng và triển khai thêm một số loại hình dịch vụ thì nên xem xét việc sử dụng phần mềm quản lý riêng. Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa? Phần mềm mới nhất: phần mềm quản lý massage
