Một ứng dụng quản lý khách sạn, hay có tên khác là PMS (Property Management System), là một phần mềm ngày càng hữu ích trong những khách sạn hiện nay, hỗ trợ người quản lý và nhân viên thực hiện những công việc khác nhau. Thế nhưng, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một phần mềm PMS đúng đắn, quý khách hàng nên biết rõ phần mềm quản lý khách sạn trên có thể làm được những gì. 1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì? PMS một phương pháp cho phần mềm khách sạn, hỗ trợ tất cả khách sạn, khu resort và một số tài sản tương tự để làm những nhiệm vụ và hoạt động trong ngày. Phần mềm thường bao gồm một số nhiệm vụ quản lý và quản trị, với nhiều ví dụ như là đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho. 2. Tại sao mỗi khách sạn nên một hệ thống PMS? Một cách thức hệ thống quản lý khách sạn đã trở nên quan trọng bởi ngành khách sạn hiện đại được đẩy mạnh qua công nghệ. Với một số nguồn đặt phòng có khả năng tới từ một số kênh, giá cần được điều chỉnh thông minh cho mục đích quản lý doanh số. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến lúc thanh toán, trả phòng cần được diễn ra đồng bộ, linh động và chuyên nghiệp. Việc này vừa giúp khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể hỗ trợ ứng phó với những thử thách này. Một phần mềm quản lý khác sạn chính xác sẽ cho phép nhân viên loại bỏ các thủ tục giấy tờ không nên thiết và thực hiện những nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Không những thế, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo. 3. Những tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì? Mặc dù có rất một số đơn vị cung cấp hệ thống PMS trên lĩnh vực, việc quan trọng là phải xác định một hệ thống có các tính năng tuyệt vời cho khách sạn của bạn. Sau đây là một trong số tính năng quan trọng nhất của một phần mềm quản lý khách sạn. a. Đặt phòng Tính năng trước tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn phải có là khả năng xử lý một số yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống khả quan sẽ cho phép nhân viên đơn giản thực hiện những nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,… b. Dữ liệu khách hàng ngành công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều cần thiết là hệ thống quản lý khách nên bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như các thói quen của họ như: khác hàng đã tới khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng các dịch vụ nào,… Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu một số khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho nhiều chiến dịch quảng bá dịch vụ, một số chương trình khuyến mãi đến nhiều khách hàng của mình. c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn Tiếp đến, điều đáng nói nhất là một hệ thống quản lý tài sản phải cung cấp một loạt các tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này phải bao gồm nhiều tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho những đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng nên cho phép các email xác nhận được gửi nhanh chóng. Không những thế, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất cần có khả năng tạo hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng, để có thể không quá khó đưa cho khách hàng khi thanh toán hoặc sau khi sử dụng bất kể dịch vụ khách sạn tính phí nào. d. Báo cáo Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn cần bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh các báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và các báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc những quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn. Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất phải thiết trong ngành khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm tuyệt vời với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết cần triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là giải pháp mà các bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay. 4. Nhiều tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee một số tính năng chính của Ezibee: Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn, Quản lý những bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng, Quản lý khách hàng và nhiều công nợ, Quản lý kho hàng, Thống kê, báo cáo tuyệt vời. Hệ thống quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách một số phòng trống, vị trí và giá nhiều phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý nhiều giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách. Ezibee hỗ trợ người lễ tân có thể thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý các khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể xử lý nhiều vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng. Ứng Dụng quản lý tình trạng các buồng, phòng để cập nhật trạng thái lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách đến và đi, quản lý những tài sản cố định trong phòng chi tiết. Chức năng quản lý kho chuyên nghiệp trợ giúp xử lý kiểm toán hàng hóa trong kho bằng các thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có tính năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và cảnh báo cho nhân viên quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được dùng những để có phương hướng kinh doanh phù hợp hơn. Ứng Dụng quản lý khách sạn Ezibee quản lý thông tin của khách hàng tỉ mỹ như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý một số công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời điểm phải thu các công nợ. Phần mềm liên quan: phần mềm quản lý bida Tính năng xuất báo cáo chi tiết của Ezibee trợ giúp khách sạn thống kê việc kinh doanh chi tiết cho chủ doanh nghiệp. Báo cáo có thể lựa chọn nhiều số như ca làm việc, các dịch vụ đi kèm, báo cáo về lượt khách nghỉ trong ngày, tình trạng các phòng và còn nhiều vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
